Организация научных конференций — дело нетривиальное. Необходимо не только принять и разместить исследователей, предоставить им площадку для выступлений, но и учесть специфику той или иной области науки, а также многолетние традиции научных встреч. Одной из крупнейших российских компаний на рынке конгресс-услуг для научной общественности является компания “СТО КОНГРЕСС”. В интервью с ее генеральным директором Сергеем Чернышевским мы решили разобраться, для чего ученым, которые прежде легко самостоятельно проводили свои мероприятия, все же стоит обращаться к профессионалам.
— Так было не только раньше — некоторые ученые и сегодня делают это довольно умело, — говорит С.Чернышевский. — Стремление жить по принципу “сделай сам” свойственно творческим, не боящимся трудностей натурам. Знаете, кто главный конкурент любого ресторана? Домохозяйка… Но есть и те, кому уже надоело “готовить самим”. Или бывает, что для себя и своей семьи они готовят сами, но когда нужно выйти на более глобальный уровень — обращаются к тем, для кого это уже не хобби, а профессия.
Честно говоря, переписка с сотнями участников, разработка современного сайта с системой онлайн-регистрации, открытие рублевых и валютных счетов для приема оплат, работа с тезисами, организация работы стойки регистрации на месте, печать материалов, продвижение мероприятия — все это непростая работа, не терпящая частичной вовлеченности. Но есть в организации конференций (причем не только научных, но и медицинских, отраслевых…) и то, что приносит нашим клиентам истинное удовлетворение: работа над научной программой, общение с коллегами. И доверив техническую организацию профессионалам, ученые занимаются тем, ради чего они приняли решение устроить научную встречу.
Организовывать конференции самому не означает экономить. Задействованные в подготовке человеческие ресурсы зачастую стоят дороже, чем размер вознаграждения нашей компании. А репутация и имя, которыми рискует любой организатор крупных мероприятий, вообще бесценны.
— Как давно вы занимаетесь подготовкой конференций? Есть ли у вас за плечами “эталонные” встречи, которыми вы гордитесь?
— Мы работаем в этой области с 2005 года. До этого компания, которая в прошлом году отметила свое 20-летие, занималась въездным и деловым туризмом. В какой-то момент мы отказались от всего, что не связано с организацией конференций. А опыт в туристическом бизнесе, отработанная годами система решения визовых, гостиничных и других вопросов отлично работают на нас и наших клиентов и сегодня.
Что касается “эталонных” мероприятий, скажу так: то, от чего замирали наши сердца в 2005 году, больше не кажется нам вызовом. Растем мы, растет и наше представление о качестве мероприятий. Когда-то мы считали, что главное — это логистика. Сейчас уделяем большее внимание маркетингу мероприятий, их содержанию в самом широком смысле, продвижению и продажам. В “эталонном” мероприятии все заинтересованные стороны (локальный и международный оргкомитет, спикеры, участники, экспоненты, спонсоры, поставщики, сотрудники, волонтеры, акционеры) должны получить то, ради чего они в нем участвуют. Возможно ли это в сегодняшней России? Вопрос открыт. Визовый режим, дороговизна, не всегда лучший сервис, слабая конгрессная инфраструктура — все это не добавляет нашей стране популярности. Это с одной стороны. С другой — огромные возможности, признанные во всем мире российские научные достижения, великая, самобытная культура и искусство. Может ли одно заменить другое? Нет. Компенсировать — иногда. Так что “эталонные” мероприятия в наши дни, если они вообще есть, следует искать где-то в Швеции, а не в России. Но это нас и раззадоривает: мы стремимся достичь международного уровня, учимся, и чем сложнее задача, тем интереснее.
— Научное сообщество — совершенно особый организм. Люди знакомы друг с другом многие годы, прекрасно знают о заслугах и “весе” своих коллег независимо от места работы и проживания. С какими трудностями вы сталкиваетесь, чтобы организовать их встречу на нужном уровне?
— Ученые — это цельные личности со вполне определенными ожиданиями от сервиса. Они четко формулируют задачи, что облегчает нашу работу. Условия “необходимо и достаточно” для научных конференций — это порядок, дисциплина (все должно быть в срок и в рамках договоренностей). Ученые, даже самые именитые, не любят и в большинстве случаев не готовы оплачивать излишества типа 6-звездочных отелей. Они некапризны и не ждут повышенного внимания. Скажу честно: если какие сложности у нас и возникали, то они были предсказуемы и решаемы.
— По каким показателям вы оцениваете, насколько успешно прошло то или иное мероприятие?
— Есть только один способ оценить уровень сервиса: он таков, каким его видят клиенты. Чтобы избежать завышенных ожиданий и разочарований, нужно договариваться о целях и задачах мероприятия “на берегу”. То же касается критериев. Одни ждут определенных доходов, для других важны имя и международное паблисити, третьим хочется избавиться от организационных проблем. Для нас самая большая награда — когда под занавес мероприятия наш клиент говорит: “Это как раз то, чего мы ожидали!”
— На рынке организации конференций действует не только компания “СТО КОНГРЕСС”. В чем ваше преимущество перед другими?
— Я могу пересчитать на пальцах одной руки компании, которые работают в России по нашей бизнес-модели. Поскольку отрасль достаточно молодая (ей всего несколько десятилетий), организация конференций еще не стала признанной профессией со своими стандартами. Говорить, что ты “организуешь конференции”, и действительно делать это — не одно и то же. Чем мы лучше других? Как минимум тем, что держим слово. Если не можем чего-то сделать, не обещаем. Мы выбрали организацию конференций в качестве дела своей жизни, собрали команду профессионалов. Вместе с ними оттачиваем нашу систему и постоянно ее улучшаем с учетом пожеланий наших клиентов. Все это делается ради того, чтобы конференции проходили на международном уровне и клиенты благодаря этому добивались своих целей.
Фото из архива С.Чернышевского
Нет комментариев