Сам себе менеджер

Как все успеть и преуспеть

Персональный, то есть обращенный на самого себя, менеджмент – моя особая любовь. Мы удивляемся немецкой аккуратности, педантичности, умению ценить и использовать свое время. Но что мешает быть такими и нам? Наш менталитет. Пытаемся жить на авось, без расчета. Годы пролетают, а потом с сожалением отмечаем, что успели сделать все-таки мало, хотя для успеха в жизни имелись все основания. Мне с детства приходилось думать о том, как успевать сделать все, что хотелось. Такие же заботы одолевали меня как студента, аспиранта и тем более как вузовского руководителя. Изучал труды А.К.Гастева, П.М.Керженцева. Очень понравилась когда-то книжка Г.Х.Попова «Техника личной работы», книги немецких авторов. Родилась мысль разработать специальный учебник по самоорганизации для российских студентов.
И мы это сделали. Нас поддержал тогда министр образования России Владимир Михайлович Филиппов. Уже 20 лет наш учебник «Персональный менеджмент» на плаву, выдержал шесть изданий, по-прежнему пользуется спросом у активной части российского студенчества.
По моему глубокому убеждению, всем людям, а вузовским управленцам в особенности, необходимо овладевать приемами персонального менеджмента. Где и как находить время, чтобы думать и обосновывать свои управленческие решения? Как определять наиболее важные проблемы и сосредотачиваться на них? А ведь многим руководителям в вузе хочется найти время и для продолжения научной работы, проведения учебных занятий, встреч со студентами. При этом совершенно очевидно, что ответственность и интенсивность труда управленческого корпуса в университетах будут расти и дальше.
Уверен: без умения руководить самим собой нет смысла браться за управление другими людьми – кафедрой, факультетом, университетом в целом.
Учитывая возрастающие масштабы решаемых страной проблем, можно предположить, что цена одной минуты руководителей с каждым годом становится все выше. Следовательно, растут и актуальность борьбы с потерями времени, и необходимость его наилучшего использования. Даже опытные руководители допускают здесь немало достаточно типичных ошибок: переносят принятие решений «на потом», выполняют намеченную работу не до конца, пытаются все проблемы решить сразу или стремятся сделать все сами, не доверяя своему персоналу, плохо сопротивляются информационному прессу, недо­оценивают значение проблем организации и планирования личной работы.
Много лет тому назад в журнале «Наука и жизнь» мне на глаза попалась в переводе с английского статья «Как беречь время». Многие советы из этой статьи актуальны и сегодня. Например, правило первое и главное – «точно сформулируйте свою цель». Без этого будем нередко тратить время на дела, которые к цели не ведут. Или правило номер два – «составьте план достижения своей цели». Такой план заставит нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, когда они произойдут сами. Очень важным считаю и третье правило: «сосредоточьтесь на главном». Начинать рабочий день нужно с самых важных дел, и если мы что-то из своего списка не успеем сделать, то это будут уже не самые главные дела. Этими правилами из журнала руководствуюсь всю жизнь, добавив за все годы к девятнадцати правилам всего два своих.
Студенты, коллеги по работе и друзья по университетскому менеджменту меня часто спрашивают: «Как вы все успеваете?» На самом деле даже очень активные люди успевать делать все не смогут. Впечатление о том, что кому-то это удается, складывается лишь потому, что успешные люди своевременно выполняют приоритетные дела. Известный принцип итальянского экономиста Вильфредо Парето гласит, что 20% наших приоритетных, самых важных дел могут дать 80% нужного нам результата.
Какие же дела вузовские менеджеры могут отнести к приоритетным? Вот несколько критериев для их выбора:
1. Выполнение каких дел приблизит меня к достижению моих главных целей.
2. Выполнение какой задачи сможет заменить необходимость исполнения нескольких других дел.
3. Каким делом я смогу принести максимальную пользу своему университету.
4. Невыполнение какой задачи приведет вуз или меня лично к серьезным негативным последствиям.
К приоритетным есть смысл относить и дела, связанные с продумыванием перспективных идей, планированием и контролем своей деятельности, поддерживанием деловых контактов, повышением своего профессионализма и своей работоспособности. Все это очень важно для желающего быть успешным вузовского управленца.
Если мы, считая себя обязательным и ответственным человеком, составим план выполнения своих личных дел с указанием сроков, то он заставит нас действовать.
Мой главный инструмент планирования личной деятельности – еженедельник. Распорядок недели может стать строгой основой системы организации личной деятельности вузовского менеджера, в нем отражены совещания, заседания Ученого совета, Диссертационного совета, учебные занятия и другие важные моменты. Важным дополнением к еженедельнику служит «Список первоочередных дел руководителя на день». Эта страница помогает продуктивно организовывать каждый рабочий день. Здесь формулирую приоритеты дня, список основных служебных, научных или методических дел, отмечаю, где в течение дня я должен быть, кого и в какое время обещал принять, кого и в какое время хочу пригласить для разговора. Кроме того, заранее, вечером предыдущего дня, планирую, кому позвонить или написать письмо, отмечаю звонки в свой адрес, фиксирую выполнение своих домашних обязательств, а также дела по поддержке своего здоровья и работоспособности.
Такие инструменты планирования позволяли мне всю жизнь сосредотачиваться на главном, никого не подводить, успевать сделать многое, преодолевать напряжение и стрессы, испытывать удовлетворение от работы. И этому всю жизнь стараюсь учить своих студентов, аспирантов и всех, кто в планировании личной работы видит смысл. Всего в голове не удержишь, лучше зафиксировать свои планы на бумаге или в компьютере, а голову использовать для продумывания новых идей, принятия решений и контроля за их выполнением.
Каждый день вечером, перед сном, отмечаю в рабочем плане дня выполненные дела, а невыполненные по разным причинам переношу на следующий день, планирую его и ложусь спать без стресса. Кстати, свои еженедельники я не выбрасываю, они нередко оказываются полезными, особенно когда задумываешься о своей жизни, подводишь какие-то итоги.
Если же говорить о научной стороне проблемы личной организованности вузовских управленцев, то результаты своих исследований мы обобщили в недавно вышедшей в издательстве «ИНФРА-М» монографии «Менеджеры университета: теория, практика и эффективность организации личной работы».

Семен Резник,
заслуженный деятель науки, заслуженный работник высшей школы РФ, завкафедрой «Менеджмент» Пензенского государственного университета архитектуры и строительства