Юбилей РФФИ: С расчетом на развитие.

Впервые объявленные нынешним летом конкурсы Российского фонда фундаментальных исследований для молодых ученых стали не только смотром научного резерва, но и испытанием новых возможностей РФФИ. Именно молодежи довелось поучаствовать в тестировании свеженькой, “с иголочки”, Комплексной информационно-аналитической системы (КИАС РФФИ), которая, по всей видимости, уже в скором времени придет на смену ныне действующему программному комплексу “Грант-Экспресс”. КИАС РФФИ, через которую кроме молодых ученых прошли также участники конкурса издательских проектов, разработали сотрудники Научно-исследовательского института системных исследований (НИИСИ) РАН.

 О возможностях новой системы и проблемах, связанных с ее внедрением, по просьбе “Поиска” рассказали разработчики из НИИСИ РАН — первый руководитель проекта Дмитрий Волошин и его преемник Иван Холмов, а также представитель заказчика — начальник Отдела информационных технологий и вычислительных систем РФФИ доктор физико-математических наук Юрий Сметанин.

 О возможностях новой системы и проблемах, связанных с ее внедрением, по просьбе “Поиска” рассказали разработчики из НИИСИ РАН — первый руководитель проекта Дмитрий Волошин и его преемник Иван Холмов, а также представитель заказчика — начальник Отдела информационных технологий и вычислительных систем РФФИ доктор физико-математических наук Юрий Сметанин.
Систему “Грант-Экспресс”, которую РФФИ использует уже много лет, программисты оценили весьма высоко. По их словам, в нее были заложены передовые для своего времени технические решения. Однако время шло, фонд развивался, перед ним ставились все новые задачи, и существующий программно-информационный комплекс постепенно перестал с ними справляться. Во многом это было связано c тем, что под вывеской “Грант-Экспресс” числятся сразу несколько систем, запущенных в разное время для выполнения новых функций вроде организации очередного конкурса или внесения изменений в механизм финансирования. “Это классическая картина, возникающая при поэтапном введении автоматизированного управления сложной деятельностью, — пояснил Дмитрий Волошин. — Для характеристики таких ситуаций имеется даже специальный термин — “лоскутная автоматизация”. В конечном итоге ни к чему хорошему она не приводит, это путь в тупик. Интегрировать комплексы, базирующиеся на различных информационных платформах, становится все труднее. Тем более что многие процессы оказываются плохо задокументированными, а их разработчиков уже не отыщешь”.
В 2009 году председатель Совета РФФИ Владислав Панченко принял решение о приведении программно-информационной системы фонда в соответствие с новыми техническими возможностями и нормативными требованиями. Фонд со свойственной ему фундаментальностью провел несколько конкурсов на выполнение этих работ. В первом из них, по организации предпроектного изучения существующих информационных ресурсов, победила команда из Научно-исследовательского института системных исследований РАН, уже имевшая за плечами опыт успешной разработки и внедрения сложных программных комплексов.
Выполняя поставленные заказчиком условия, разработчики рассмотрели несколько вариантов решения задачи. Обсуждалась, в частности, возможность усовершенствовать “Грант-Экспресс”, введя в него новые функции, требующиеся фонду. Погружение в тему показало, что доработка имеющегося программного обеспечения и времени потребует больше, и обойдется дороже. К тому же у такой модернизированной конструкции почти не останется резервов для дальнейшего развития. Поэтому команда из ­НИИСИ РАН предложила перейти от нескольких старых систем к одной новой, обеспечивающей все виды информационной поддержки деятельности РФФИ и одновременно допускающей масштабирование. По задумке авторов, новый комплекс должен заменить “Грант-Экспресс” не сразу, а постепенно. Они взялись провести процесс перехода так, чтобы он не стал помехой работе фонда.
— Отчет о результатах исследования имеющихся ресурсов составил четыре тома, включавших как описание существующей структуры информационных систем РФФИ и процесса обработки заявок, так и аналитику: в каком направлении двигаться и где в конце концов необходимо оказаться, — рассказал Дмитрий Волошин. — В ходе работы мы плотно взаимодействовали с сотрудниками различных подразделений фонда, членами экспертных советов. Согласовывали с ними предлагаемые алгоритмы и конечные решения. Таким образом, в проектирование новой среды были вовлечены многие представители РФФИ. Стоит отметить и тот факт, что цели модернизации и техническое задание были сформулированы очень четко. Государственные организации редко делают столь системный и обоснованный заказ.
Следующий конкурс — на разработку действующего эскизного образца КИАС — вновь выиграла команда ­НИИСИ РАН, что вовсе не удивительно: в глубине понимания вопроса ей уже не было равных. Пока шло создание макета КИАС РФФИ, фонд, следуя рекомендациям разработчиков, оптимизировал свою информационную инфраструктуру, чтобы она не стала тормозом для введения новой системы. В фонде был создан специальный центр обработки данных, изменена организация локальных вычислительных сетей и улучшены каналы связи с внешним миром, внедрено современное программное обеспечение, оснащены новым оборудованием рабочие места сотрудников.
Разработчики вспоминают, что приемка эскизного образца, пришедшаяся на конец 2009 года, проводилась очень серьезно. В ней участвовали сотрудники конкурсных и аналитических подразделений, финансисты, бухгалтеры РФФИ. Замечания будущих пользователей из разных структурных подразделений фонда помогли программистам и на следующем этапе — при создании опытного образца системы, обеспечивающего автоматизацию конкретного конкурса.
В опытном образце были реализованы все необходимые РФФИ функции, а именно: прием и обработка заявок и отчетов, поддержка принятия решений, финансирование победивших проектов, взаимодействие с экспертами, сбор и анализ статистических данных. В 2011 году КИАС РФФИ была введена в эксплуатацию и начала использоваться для работы с издательскими проектами. Этот относительно небольшой замкнутый конкурс как нельзя лучше подходил для проверки системы. Но поскольку прием заявок на него растянут во времени, настоящими пилотными испытаниями для КИАС стали недавно запущенные состязания молодых ученых — “Мой первый грант” и конкурс проектов, выполняемых ведущими молодежными научными коллективами. По первому мероприятию заявки приняты, обработаны, проведена экспертиза, проставлены статусы, готовится финансирование, по второму — завершается сбор предложений.
На конкурс для молодых дебютантов было подано неожиданно много заявок. Их количество превзошло прогнозные цифры не на проценты, а в разы. Так что новая система была протестирована в “боевых” условиях. Она справилась с поставленными задачами и помогла недавно созданному подразделению РФФИ по молодежным программам успешно выполнить свою работу. Впрочем, не обошлось и без накладок, на которые указали грантозаявители, успевшие поработать с КИАС РФФИ.
В чем состоят претензии пользователей и насколько они серьезны? Как в дальнейшем будет развиваться система?
— Ученые жалуются на усложнение форм, с помощью которых собирается информация о проекте, — ответил Дмитрий Волошин. — Новая программа действительно требует введения большего, а главное, более структурированного, чем прежде, набора данных. Дело в том, что одной из важнейших задач, поставленных перед нами руководством РФФИ, было создание предпосылок для ведения серьезной аналитической деятельности. Но мы не упускали из поля зрения и другую цель — упростить жизнь сотрудникам РФФИ и грантозаявителям. Правда, чтобы введенные в систему с этой целью новые функции заработали на полную катушку, требуется время.
Переход к новой жизни не бывает безболезненным. Но мы постарались минимизировать ущерб для пользователей. Многие данные необходимо ввести в систему один раз, а потом их нужно будет только исправлять в случае необходимости. Большая часть функций, касающихся регистрации новых участников, восстановления паролей, работы с персональными данными, выполняется в автоматическом режиме. Создан максимально дружелюбный интерфейс, и он понравился ученым разного возраста из контрольной группы, которая опробовала систему.
— Поступают жалобы на так называемые “баги”, программные ошибки, проявляющиеся при взаимодействии с программой конкретных пользователей, — дополнил коллегу Иван Холмов. — Это обычное дело при разработке информационных систем такого уровня сложности: стопроцентное тестовое покрытие до запуска в них обеспечить невозможно. Каждый из десятков тысяч пользователей программы работает с ней по-своему. Многие варианты реализуемых сценариев маловероятны, поэтому заранее предугадать их трудно. Ошибки оперативно устраняются уже в ходе эксплуатации.
Взаимодействие с пользователями ведется по электронной почте. Кроме того, новая система снабжена подсказками и имеет обширную информационно-справочную базу, в которой можно найти ответ практически на любой вопрос.
Давних участников конкурсов РФФИ, зарегистрированных в “Грант-Экспрессе”, не устраивает требование заново вносить свои данные в новую систему. Почему нельзя было организовать их автоматический импорт, сетуют они.
— Первоначально планировалось синхронизовать программы и перенести в КИАС РФФИ огромный массив данных, накопленных в рамках “Грант-Экспресс”, — пояснил Иван Холмов. — Однако сделать это оказалось технически и организационно сложно, поскольку, как говорилось выше, формы представления персон, организаций, публикаций, требования к структуре и достоверности информации сильно поменялись. Поэтому от объединения систем решили отказаться. Так что при первом обращении к КИАС РФФИ сведения о себе должны вносить все участники конкурсов.
Говоря о том, какую дополнительную информацию теперь должны “вбивать” заявители и зачем она нужна, программисты отметили, что в новой системе будет содержаться значительно больше данных о публикациях. Для структурированного ввода таких сведений создана специальная форма, содержащая атрибуты статьи, аннотацию, пристатейные списки.
Разумеется, для того чтобы эксперты могли, например, проследить влияние публикации на развитие определенного научного направления, должна накопиться критическая масса информации. Но возможность получения таких своеобразных индексов цитирования в рамках РФФИ реализована. Поскольку при поддержке фонда готовится очень много публикаций, выборка со временем будет весьма достоверной.
— Научные статьи — один из главных результатов работы по гранту, поэтому жалобы ученых на усложнение процедуры ввода данных, которое обусловлено необходимостью регистрировать собственные работы, вряд ли правомерны, — считает Дмитрий Волошин. — После того как человек внесет свои публикации в систему, коллеги смогут на них ссылаться, легко находя в базе. Это обеспечит структурирование информации и существенно облегчит задачу экспертов.
На начальных этапах работы в новой системе заявителям придется потратить больше времени, чем прежде, на заполнение информационных форм. Будут ли эти неудобства скомпенсированы новыми полезными сервисами?
Разработчики утверждают, что в ходе использования КИАС РФФИ перед пользователями будет открываться все больше интересных возможностей. Пока они видят только верхушку айсберга. Некоторые из полезных новшеств можно отметить уже сегодня. Например, раньше человек не имел информации о продвижении своей заявки. Сейчас он в любой момент может получить уведомление о текущем статусе проекта. Оповещение об этом и других изменениях и необходимых действиях происходит по электронной почте, поэтому очень важно внести в систему работающий e-mail. Есть шансы, что оповещения будут рассылаться и с помощью sms.
Появилась и еще одна возможность, которую давно ждали ученые: теперь заявители могут ознакомиться с содержательной частью отзывов экспертов. Кроме того, в системе регистрируются все действия экспертов и сотрудников с заявками фонда, что дает гарантии от злоупотреблений.
КИАС РФФИ самостоятельно формирует платежные документы, в частности трехсторонний договор по финансированию гранта. Раньше грантополучатель должен был заполнить бланки, скорректировать сумму заявки. Люди ошибались, на исправление уходило время, выплаты задерживались. Теперь все делается автоматически, человеку остается только распечатать готовый документ, подписать его и направить три экземпляра в РФФИ. Если фонд изменит конкурсные правила или формы, КИАС “выдаст” всем пользователям, включая исполнителей текущих грантов, актуальные бланки и сведения.
Удалось ли при проведении первых конкурсов с использованием КИАС РФФИ сократить время сбора и обработки заявок? Отвечая на этот вопрос, Дмитрий Волошин заметил, что сроки сбора заявок задаются конкурсными правилами и определяются расторопностью ученых, автоматизация здесь ни при чем. “Мы не можем повлиять и на время проведения экспертизы, хотя система поддержки принятия решений, конечно, облегчит работу экспертов, — добавил он. — А вот что касается минимизации периода от опубликования результатов конкурса до получения грантов, то на этой операции система должна показать все свои возможности. Очень скоро мы сможем оценить эффективность КИАС РФФИ по этому параметру”.
Многих интересует, будет ли новая программа проверять проекты и отчеты на наличие заимствований? “Как известно, далеко не все действия алгоритмизируются, — ответил на этот вопрос Иван Холмов. — Подменить собой экспертов система не может. Но если фонд поставит перед нами задачу, предположим, интегрировать в КИАС “Антиплагиат”, проблем с этим не будет. Пока же программа решает более актуальные для РФФИ проблемы”.
Главная из них, по словам разработчиков, — устранить информационные лакуны. Сегодня из-за наличия нескольких плохо увязанных между собой программ обработки информации разные подразделения фонда вручную переводят немалую часть данных из электронного вида в бумажный и обратно, что чревато ошибками и потерей времени.
Кроме того, КИАС РФФИ более тщательно проверяет соответствие заявок правилам фонда. При работе в старой системе человек мог направить на один и тот же конкурс несколько проектов, хотя по условиям это недопустимо. Сотрудникам аппарата приходилось отлавливать такие нарушения “вручную”, что при огромном количестве заявок сделать не всегда удавалось.
Случались и ошибки другого рода. Если в конкурсе участвовали полные тезки, проект одного из них могли посчитать пришедшим повторно и отвергнуть. При работе с КИАС такого не произойдет: в программе предусмотрены специальные механизмы для нахождения и устранения дублей карточек персон и организаций. Все пользователи имеют идентификационный код СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования). Новая система тщательно проверит не только людей, но и процесс финансирования по каждому проекту, освободив аппарат от этих рутинных функций.
Кроме того, при создании КИАС РФФИ были решены сложные задачи, связанные с обеспечением защиты информации, и в частности персональных данных. Это требование современного законодательства теперь соблюдено.
Полностью устранить бумажный документооборот с помощью новой системы, конечно, не удастся. Но внутри фонда бумаг будет гулять значительно меньше, заявляют разработчики. Что же касается порядка взаимодействия фонда и гражданина, здесь все определяется законодательными нормами: совсем отказаться от документов с подписями и печатями пока не получится. Массовый переход на электронную цифровую подпись (ЭЦП), по-видимому, произойдет не скоро. Хотя наиболее продвинутые ученые при поддержке РФФИ теперь могут, используя ЭЦП, полностью исключить из своих взаимоотношений с фондом бумажную компоненту.
В чем состоит информационно-аналитическая функция новой системы? Будет ли она поддерживать принятие управленческих решений?
— Руководство фонда поставило перед нами задачу — автоматизировать и ускорить процесс анализа информации для разработки корректных рекомендаций по финансированию, — рассказал Юрий Сметанин. — Чтобы поддерживать наиболее перспективные направления исследований, РФФИ должен отслеживать динамику развития науки и формирование в этой сфере различных трендов, включая тематические, географические, демографические. Речь идет о сложном счетном процессе, использующем методы математической статистики, эвристические алгоритмы и интеллектуальный потенциал высококвалифицированных экспертов РФФИ. Такой ситуационный мониторинг, выстроенный на базе многоаспектного анализа достоверной, правильно структурированной информации, планируется вести в интересах РФФИ, но эта работа наверняка будет полезна также министерствам и ведомствам, чьи интересы распространяются на сферу науки и инноваций.
КИАС РФФИ — это большая серьезная разработка, “заточенная” на развитие. Обновление и совершенствование системы в соответствии с изменяющимися требованиями фонда, научного сообщества, российского законодательства будут проходить постоянно. В связи с этим актуален вопрос: кто будет в дальнейшем обеспечивать ее сопровождение? Фирмы, создающие программный продукт для крупных компаний, нередко “привязывают” их к себе, недостаточно хорошо документируя разработки, чтобы никто другой не мог осуществлять их последующее техническое обслуживание.
— В случае с КИАС РФФИ этого не произойдет, — уверил Дмитрий Волошин. — Сделать систему отчуждаемой было одним из важнейших условий договора. В нем были заложены особые условия по комментированию исходного кода, документированию и приемке КИАС. Модульный характер программы обеспечивает возможности замены элементов. Весь процесс детально описан, алгоритмы функционирования полностью прозрачны для РФФИ. Таким образом, созданы предпосылки к развитию КИАС любым разработчиком. Вопрос о том, кому обеспечивать работу системы, будет решаться в ходе тендерных процедур.  
— Пока не ясно, когда будут переведены на КИАС РФФИ другие конкурсы,  — сообщил Юрий Сметанин.
— Молодежные и издательские программы, на которых проводятся пилотные испытания системы, еще не завершены, — отметил он. — Поэтому у руководства фонда нет достаточных оснований для принятия решений о дальнейшей судьбе КИАС. Нам важна не столько быстрота смены одной системы на другую, сколько обеспечение непрерывной работы.
В настоящее время продолжаются поэтапная реализация основных и дополнительных функций программы, развитие и совершенствование системы. Фонд заинтересован в том, чтобы ученые помогли ему в этом нелегком деле. Мы призываем пользователей к конструктивному взаимодействию и ждем от них предложений, замечаний, советов. Результаты нашей совместной работы очень важны для большей части научного сообщества.

 

ПОЛНОСТЬЮ МАТЕРИАЛ СПЕЦВЫПУСКА ДОСТУПЕН В ФОРМАТЕ PDF
Подготовила Надежда Волчкова
Фото Николая Степаненкова

Нет комментариев